シフト作成の自動化成功！ボタンクリックで数分で完成！
シフトを組むのって、本当に大変なんですよね😭
飲食店やショップなどをやっていない人とか、シフト作成したことない人には
「え？そんなに？」って思われるかもですが、
実際に毎月毎月何年もやってきてる身としては、毎月のシフト作りは正直しんどいんです😭
シフト作りの何がそんなに大変なのか
まず「スタッフひとりひとりから希望を集める」。
うちは基本はLINE送ってもらうんですが、 「〇日 12:00-18:00」とか「〇日は△時以降なら出れます」とか「この週は試験があるので控えめに」とか、みんな言い方が違うんです。
最初は書き方を決めてリスト形式でLINE送ってもらってたんですが、段々と補足だとか特別なリクエストとかが増えていって、結局またみんなフリースタイルな書き方になったり😂
で、それを全員分書き出したり頭に入れた上でシフトを組み始めるんだけど、考慮しないといけないことが山積みで。。。😑
きっと世の中の店長さんやオーナーさんにはわかってもらえると思うんですが、
こんなこと↓も考えなきゃいけなかったりするんです！💦
* 出勤できる日・できない日（絶対NGの日と、できれば休みたい日がある）
* スタッフのスキルや能力などのバランス
* スタッフ同士の相性（一緒に入ると良いペアや、逆に避けた方がいい組み合わせ）
* 各シフト枠の必要人数（曜日ごとに違う）
* 固定曜日（毎週〇曜日は必ず来る/入れたいスタッフ）
* 目標日数（このスタッフは今月何日くらい入りたいのか）
* 連続勤務の限界（連勤日数は何日まで大丈夫か）
* 時間帯の希望（「夜だけOK」「昼以降しか無理」などざっくりした希望）
* 定休日・祝日・祝前日の特別対応
これを全部同時に考えながら、月の全日程を埋めていく。
やってる人はわかってくれると思うんですが、これがまた複雑なパズルすぎて、何度も組み直すことも多いんです😑
毎月2〜3時間かけてやっと完成するんだけど、完成した後に「来月〇日〜〇日まで出られなくなりました」とかって連絡が来たりして頭を抱えたこともあります😭
で、「これ、自動化できたらいいなー」って思ってました。
シフト管理ツールって、調べてみると世の中にたくさんあるんですね。
でも使ってみると、「希望を入力する画面はあるけど、自動で組んではくれない」とか「組んではくれるけど、スタッフの能力とか相性を考慮する項目がない」とか、なんか惜しいんですよね😅
自分が本当に欲しいのは「頭使わなくてもいいくらい簡単で」「全部の条件を理解した上で」「ベストなシフトを自動で出してくれる」もの。
ということで、作っちゃいました！！！👏👏😎
ただ、やはり簡単ではなかったです😅
「条件を渡す」のが、思ったより難しかったです。
まずシフトを組ませる上で条件処理をするブレーンにAIを採用したんですが、まず「シフトを組む上で必要な情報を全部AIに伝える」必要がありました。
スタッフの希望はもちろん、その他にも相性・固定曜日・日数・曜日によって違うシフトの時間帯設定・定休日…全部をAIが理解できる形に「整えて」渡さないといけない。
しかも「渡すだけ」じゃなくて、こういう様々な項目の「優先順位」も伝えないといけない。相性の悪い人は同日を避ける、目標日数に近づける、でも条件が衝突したときはどちらを優先するか…などなど😅
これ、今までのシフト作りの経験とノウハウを全部まるまると言語化する作業で、そこにかなり頭を使いました！
「自分がシフトを組むとき、何を考えているか、どんな判断をしているか」を一個一個言葉にしていく感じです。
そうして完成したのが「ペタシフ」！というシフト自動作成ツールです👏👏😎
スタッフの情報・希望・相性を登録しておくと、AIが最適なシフトを自動で生成してくれます✌️
特にこだわったのは、「LINEで届いたスタッフからの希望メッセージを、『そのままコピペするだけ』でいい」ということ。
「〇日と〇日はNG、△日は19時以降なら出れます、来月少し多めに入れてほしいです」みたいな自然な日本語でOK！
形式を統一させるのではなく、スタッフちゃんたちが普段通りに送ってきたメッセージをそのまま使えるようにしました！
（ここは実際の現場を知っているからこそこだわれたポイントかなと思ってます🙇♂️）
「AIなら簡単でしょ」と思われそうだけど
こういうのを紹介すると「AIならなんでも簡単でしょ」って言われることがあるんですね😢
でも実際に作ってみると
・「何を作るか」を決めること
・AIがこちらの意図した通りの理解と作業をしてくれるシステムにすること
が一番難しくて頭も時間も使うんだということを思い知らされます😅
シフトのどの条件を優先するか、どんな例外ケースがあるか、スタッフはどんな形で希望を送ってくるか、現場でどんな問題が起きやすいか——これは実際に何年もシフトを組み続けた経験がないと分からない。
ツールはその現場経験と試行錯誤の産物かな、なんてことを思ったりしてます😊
ペタシフ、まだ育てている最中なので改善したい点はたくさんあるけど、まず使ってみてもらえたら嬉しいです！！！